Fișa de anunțare a sosirii și plecării străinilor — obligații pentru regim hotelier 2026

Află cum raportezi corect oaspeții străini în Timișoara conform OG 25/2014 și HG 898/2011. Evită amenzile! Ghid practic pentru proprietari.

Fișa de anunțare a străinilor: obligații 2026

Autor: Adrian Costi · Publicat: 2026-05-15

OG 25/2014 și HG 898/2011 obligă orice unitate de cazare să raporteze oaspeții străini la IGI/Poliție în maxim 24h. Ghid practic pentru proprietarii din Timișoara.

Fișa de anunțare a sosirii și plecării străinilor — obligații pentru regim hotelier 2026

Conform OG 25/2014 și HG 898/2011, orice unitate de cazare clasificată — inclusiv apartamentele în regim hotelier — are obligația de a raporta sosirea și plecarea cetățenilor străini către Inspectoratul General pentru Imigrări (IGI) sau, în lipsa unei filiale locale active, către Poliția Municipiului Timișoara — Biroul Cazare Străini.

Termenul legal: 24 ore

Datele oaspetelui străin trebuie încărcate în sistemul IGI Online în maxim 24 ore de la check-in. Pentru oaspeți UE/SEE termenul este informativ, dar pentru cetățeni non-UE este strict și amenzile sunt 2.500-5.000 lei pentru fiecare situație neraportată.

Ce date se colectează

Nume, prenume complet (conform pașaport)
Cetățenie + țară de naștere
Data nașterii + sex
Tip document (pașaport/CI UE) + serie + nr.
Data intrării în România + punct frontieră
Adresa în țara de origine
Scopul vizitei (turism / business / familie)
Data check-in și check-out estimat

Cum se transmite în 2026

Varianta 1: IGI Online (recomandată)

Cont creat pe portal.igi.mai.gov.ro
Upload XML/CSV automat
Confirmare în maxim 2h

Varianta 2: Email semnat electronic

Adresa: cazarestraini.tm@politiaromana.ro
Doar pentru proprietari fără volum mare

Varianta 3: PMS integrat (RealTrust folosește această variantă)

Sincronizare automată din canal manager → IGI
Zero intervenție manuală
Audit trail complet

GDPR — atenție la stocare

Datele pașaportului sunt date personale sensibile. Reguli:

Nu stoca fotografii ale pașaportului mai mult de 30 zile
Șterge datele după 5 ani (termen legal raportare)
Notă de informare GDPR vizibilă la check-in (în RO și EN)

Sancțiuni concrete în Timișoara (2024-2025)

Poliția Timiș a aplicat în 2024 amenzi de peste 180.000 lei către proprietari de apartamente neclasificate care primeau străini. Cazurile tipice:

Self check-in fără raportare → 5.000 lei/oaspete
Raportare după 48h → 2.500 lei
Date incomplete pașaport → 1.000 lei

Checklist proprietar conformat

Cont IGI Online activ
Procedură scrisă pentru personalul de housekeeping
Notă GDPR în apartament + în mesajul automat de check-in
Backup datelor cu retenție 5 ani
Anunțare în maxim 24h de la sosire

RealTrust gestionează automat raportarea IGI pentru toți oaspeții străini — în 2024 am procesat peste 3.200 fișe fără nicio amendă.

<hr/><h2>Articole conexe — regim hotelier & raportări</h2> <ul> <li><a href="/blog/clasificare-ministerul-turismului-apartament-regim-hotelier-2026" title="Clasificare Turism">Clasificarea Ministerului Turismului pentru regim hotelier</a></li> <li><a href="/blog/norme-isu-psi-apartament-regim-hotelier-timisoara" title="Norme ISU/PSI">Norme ISU/PSI pentru apartament în regim hotelier</a></li> <li><a href="/blog/directiva-ue-2024-1028-inregistrare-obligatorie-inchirieri-scurte" title="UE 2024/1028">Înregistrarea STR la nivel european din 2026</a></li> </ul> <h2>Lasă raportarea oaspeților străini pe seama noastră</h2> <p>RealTrust transmite automat fișele de anunțare către Poliție/IGI în primele 24h, conform legii.</p> <p><a href="/evaluare-gratuita" data-cta-blog="evaluare-gratuita" data-cta-context="igi-oaspeti">➡️ Evaluare gratuită + raportare automată IGI</a></p> <p><a href="/contact" data-cta-blog="contact" data-cta-context="igi-oaspeti">➡️ Întreabă despre procedura de raportare a oaspeților străini</a></p>

Vezi și: toate articolele, investiții imobiliare Timișoara, administrare apartamente în regim hotelier, prețuri administrare, contact RealTrust.